Kepala UPT Perpustakaan ITB Menjadi Narasumber di Webinar Nasional Perpustakaan Universitas Indonesia Terkait RENSTRA Perpustakaan

BANDUNG,lib.itb.ac.id – Rencana strategis (Renstra) merupakan sebuah proses yang sistematis dan berkelanjutan dan menjadi petunjuk bagi sebuah organisasi dalam menjalankan aktivitasnya selama periode tertentu dan juga menjadi pedoman untuk mengalokasikan seluruh sumber daya yang dimiliki sebuah organisasi. Mengingat betapa pentingnya renstra bagi arah pertumbuhan sebuah organsisasi, maka penting kiranya kita memahami bagaimana menyusun renstra yang baik yang didasarkan pada kondisi internal dan eksternal serta berbagai perubahan yang terjadi yang melingkupi organisasi.

Untuk memperkaya wawasan mengenai penyusunan Renstra, Perpustakaan UI menyelenggarakan Webinar Nasional dengan tema “Sukses Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) Perpustakaan Perguruan Tinggi” yang diselenggarakan oleh Perpustakaan Universitas Indonesia, pada hari Rabu, 7 September 2022   pukul 08.45 – 12.30 WIB. Dalam webinar ini, Kepala UPT Perpustakaan, Ena Sukmana, S.Sos berpartisipasi sebagai salah satu pembicara. Pemateri yang lain dalam webinar ini adalah Dr. Yasmine Nasution, S.E., Mapp.Com (Konsultan Lembaga Management Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI), dan Rikarda Ratih Saptaastuti, S.Sos, M.I.Kom (Kepala Perpustakaan Universitas Katolik Soegijapranata).

Pembicara pertama dalam kegiatan webinar ini adalah Dr. Yasmine Nasution, S.E., Mapp.Com. Beliau menyampaikan pemahaman dasar terkait Renstra perpustakaan perguruan tinggi, mengapa kita memerlukan Renstra; apa saja komponen-komponen penyusunannya; dan bagaimana kita menyusun Renstra. Titik awal penyusunan renstra dimulai dari masa depan − kondisi apa yang akan kita ciptakan untuk organisasi kita pada masa yang akan datang. Penyusunan Renstra memerlukan data, memerlukan kejujuran terkait kondisi yang dialami organisasi khususnya dalam analisis SWOT. Renstra harus bisa diimplementasikan sehingga harus jelas; fokus pada prioritas dari sekian banyak keinginan; harus terukur sehingga bisa dimonitoring dan dievaluasi; serta harus efektif dan efisien. Penyusunan Renstra tidak hanya sebuah proses di atas kertas, tetapi melibatkan proses interaksi antar individu: interaksi organisasi dalam hal ini perpustakaan dengan stakeholder; dan interaksi antarindividu di dalam perpustakaan itu sendiri.

Dalam tahap implementasi sebuah Renstra selalu ada faktor kemungkinan untuk gagal. Tingkat kegagalan pada saat implementasi sangat tinggi. Hal ini disebabkan dalam tahapan ini banyak terkait dengan banyak orang dan banyak institusi dan juga dipengaruhi oleh aspek-aspek kepemimpinan, struktur organisasi, dan budaya. Kegagalan juga bisa disebabkan oleh asumsi yang sudah dibangun/disusun sebelumnya yang berubah pada saat pengimplementasian. Apabila hal ini terjadi, diperlukan revisi yang disesuaikan dengan lingkungan baru dengan asumsi-asumsi yang juga baru.

Satu hal yang penting disampaikan oleh pemateri adalah pada saat melakukan analisis internal dan eksternal, seringkali setelah mengidentifikasi kelemahan, kita fokus pada kelemahan tersebut. Yang harus dilakukan adalah kita tetap fokus kedepan dan tidak terpaku pada aspek kelemahan tersebut. Kita justru harus mengatur strategi untuk menutupi kelemahan tersebut agar kita dapat menjawab tantangan yang ada.

Pemateri berikutnya, yaitu Ena Sukmana, S.Sos (Kepala UPT Perpustakaan ITB). Materi yang disampaikan terkait perumusan dan implementasi rencana strategis dengan studi kasus  di UPT Perpustakaan ITB. Dalam pemaparannya Kepala UPT Perpustakaan menyampaikan hal-hal terkait mengapa organisasi membutuhkan rencana strategis,  bagaimana merumuskan strategi, serta bagaimana mengimplementasikan strategi yang sudah dibuat dan mengevaluasi strategi yang sudah dijalankan. Dengan studi kasus penyusunan Renstra di UPT Perpustakaan ITB. Dalam menyusun Renstra, diperlukan perubahan pola cara kerja dan pola berpikir.

Pemateri Rikarda Ratih Saptaastuti (Kepala Perpustakaan Universitas Katolik Soegijapranata), menyampaikan materinya dengan tema “Action Plan dan Evaluasi: Implementasi di Perpustakaan UNIKA Soegijapranata”. Dalam pemaparanya disampaikan bahwa perencanaan strategis penting dikarenakan kegiatan akan lebih terencana dengan penanggung jawab yang jelas menuju rencana kerja yang akan dicapai. Di dalam implementasinya, penyusunan Renstra Perpustakaan UNIKA Soegijapranata dilakukan dengan terlebih dahulu meminta masukan dari stake holder mulai dari dosen, tendik, dan juga mahasiswa.

Action Plan atau rencana operasional merupakan penjabaran lebih lanjut dari Renstra yang berupa perencanaan kegiatan jangka pendek sebagai tahapan mencapai tujuan organisasi. Action Plan juga merupakan dasar dalam penyusunan anggaran operasional tahunan. Tahapan yang dilakukan dalam mengajukan action plan untuk sebuah kegiatan di Perpustakaan UNIKA Soegijapranata dimulai dari presentasi action plan dan anggaran kepada pimpinan yang dilanjutkan dengan proses review dan persetujuan, baik kegiatan maupun anggaran oleh pimpinan. Tahap berikutnya adalah pelaksanaan action plan itu sendiri dan diakhiri dengan evaluasi dan laporan pelaksanaan.

Dalam sesi tanya jawab terdapat beberapa hal yang patut mendapat perhatian. Di antaranya terkait mitigasi potensi kegagalan. Dalam hal ini potensi kegagalan tersebut harus diantisipasi  dengan menyiapkan rencana kedua (plan B) dari setiap kegiatan. Dari butir-butir renstra yang tersusun, bila dari butir-butir tersebut ternnyata tidak dapat dilaksanakan sesuai target, maka dalam praktiknya dapat diantisipasi dengan cara diulang, dihilangkan, atau diganti sesuai dengan hasil evaluasi yang dilakukan secara intensif dan sesuai kebijakan pimpinan. Jadi, Renstra tidak rigid, tetap harus dilaksanakan, namun implementasinya disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi.

Dalam penyusunan Renstra perlu melibatkan para manager dan staf sehingga dalam implementasinya didukung oleh seluruh komponen organisasi dan memiliki atmosffer serta semangat yang sama dalam mencapai tujuan. Perpustakaan dituntut untuk memberi dukungan kepada institusi yang menaunginya di tengah-tengah banyaknya perubahan yang terjadi dan peranan perpustakaan adalah membantu jalannya proses transformasi tersebut.