Kegiatan Pertemuan Koordinasi Ke-2 Pengelolaan Perpustakaan di Lingkungan Institut Teknologi Bandung: Perpustakaan Digital dan Koleksi Langka

BANDUNG, lib.itb.ac.id – Pertemuan Koordinasi Pengelolaan Perpustakaan kembali digelar untuk keduakalinya pada tanggal 27 April 2023 di Ruang Audio Visual UPT Perpustakaan Lantai 4 pukul 13.00 s.d 15.00 WIB dengan mengambil tema “Mekanisme Unggah Karya Ilmiah di perpustakaan digital (https://digilib.itb.ac.id) dan pendataan koleksi langka ITB”. Materi disampaikan oleh Alice Diniarti. M.I.Kom, Koordinator Layanan Repositori, Konten Digital, dan Multimedia).

Acara pertemuan dibuka oleh Kepala UPT Perpustakaan ITB, Ena Sukmana, S.Sos. Dalam sambutannya beliau menyampaikan latar belakang diangkatnya tema ini untuk disampaikan dalam kegiatan pertemuan koordinasi kali ini.  Adanya beberapa kendala dalam pengelolaan perpustakaan digital yang sempat muncul di WhatsApp group pengelola perpustakaan di lingkungan ITB, serta adanya kendala teknis yang dialami oleh para pemustaka pada saat mengakses tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi) menjadi latar belakang tema pertemuan kali ini. “Untuk mengingatkan kembali, hari ini Tim PLI akan menyampaikan kembali hal-hal terkait pengelolaan digilib sebagai dukungan terhadap kegiatan wisuda,” Ujar Kepala UPT Perpustakaan.

Di bagian lain sambutannya, Kepala UPT Perpustakaan menyampaikan bahwa  alih media koleksi buku langka merupakan bagian dari program pengembangan konten digital yang salah satunya adalah koleksi langka. Program pengembangan konten digital ini merupakan salah satu Program Strategis UPT Perpustakaan Tahun 2020-2025. Sejarah sangatlah penting bagi sebuah bangsa, negara, dan institusi sekalipun. Oleh karena itu, program pelestarian koleksi langka ini wajib mendapat perhatian dari seluruh pihak agar koleksi-koleksi tersebut dapat terjaga dengan baik. “Permintaan dokumen terkait sejarah ITB tentu saja akan disampaikan ke Perpustakaan selain ke Biro Administrasi dan Informasi (BAI). Perpustakaan dan BAI berjalan beriringan dalam mengelola koleksi-koleksi sejarah yang ada di ITB, dan dokumen langka yang ada di Perpustakaan menjadi domain perpustakaan untuk mengelolanya,” kata Kepala UPT Perpustakaan. Di akhir sambutannya Kepala UPT Perpustakaan menyampaikan harapannya bahwa kegiatan koordinasi ini dapat menambah wawasan dalam pengelolaan digital yang kemudian diaplikasikan sesuai dengan SOP yang berlaku.

Sesi berikutnya dari kegiatan ini adalah pemaparan materi terkait unggah karya ilmiah dan pendataan koleksi langka ITB. Kegaitan unggah karya ilmiah yang dilakukan oleh para mahasiswa yang baru menyelesaikan kuliahnya merupakan pengejawantahan dari Keputusan Rektor Nomor 74 /I1.B01/PP/2016 tentang wajib serah simpan hasil karya ilmiah sivitas akademika ITB. Kegiatan unggah karya ilmiah ini dilakukan pada website digital library ITB yang merupakan repositori yang mengumpulkan, melestarikan, dan menyebarluaskan salinan digital karya ilmiah sivitas akademika ITB berupa tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi) laporan penelitian, koleksi langka, dan sebagainya. Metadata salinan karya ilmiah ini data diakses dengan beberapa persyaratan tertentu sesuai dengan jenis salinan karya ilmiah yang akan diakses. Dalam kesempatan ini pemateri juga menyampaikan fitur baru yang ada di perpustakaan digital, yaitu fitur “Embargo” . Fitur ini dibuat untuk karya ilmiah yang sudah dijadikan jurnal dan sedang diajukan untuk proses publikasi pada jurnal internasional. Pada fitur ini terdapat setting tanggal kapan salinan karya ilmiah bisa diunggah dan sebelum tanggal tersebut karya ilmiah yang diembargo hanya mencantumkan judulnya saja tanpa isi.

Materi berikutnya yang disampaikan oleh pemateri adalah alih media koleksi buku langka. Alih media koleksi buku langka merupakan salah satu Program Rencana Strategis UPT Perpustakaan. Kegiatan alih media ini sudah dimulai oleh UPT Perpustakaan dengan memindai buku-buku terbitan TH tahun 1920, salah satunya adalah Buku Induk ITB 1920-1931 dan bersamaan dengan kegiatan tersebut juga dilakukan pengumpulan data koleksi langka terbitan TH/ITB  yang dimiliki oleh setiap prodi/fakultas/sekolah. Hasil pendataan akan digunakan untuk memetakan proses/tahapan alih media koleksi langka secara keseluruhan.

Pada sesi diskusi yang dipandu oleh pemateri ini, peserta juga berbagi pengalaman terkait pengelolaan hasil karya ilmiah menjelang kegiatan wisuda dan penyusunan DUPAK  yang dilakukan di tempatnya masing-masing. Dari hasil diskusi ini ada 2 hal penting yang patut menjadi perhatian/catatan untuk ditindaklanjuti. Yang pertama adalah mengenai SK Rektor tentang wajib serah simpan karya ilmiah. Untuk lebih mengefektifkan lagi fungsi dari surat keputusan rektor tersebut perlu kiranya —jika memungkinkan — surat keputusan rektor ini diperbarui atau dibuat peraturan tambahan untuk melengkapinya agar surat keputusan rektor ini lebih diperhatikan dan dilaksanakan oleh seluruh elemen terkait. Yang kedua adalah penambahan fitur download di web perpustakaan digital khusus bagi pengelola perpustakaan untuk keperluan tertentu dengan tetap memperhatikan aspek keamanan dari sistemnya itu sendiri.