Pertemuan Koordinasi Ke-1 Pengelola Perpustakaan di Lingkungan Institut Teknologi Bandung

BANDUNG, lib.itb.ac.id – Di penghujung bulan Maret tahun 2023 ini, UPT Perpustakaan menyelenggarakan kegiatan Pertemuan Koordinasi ke-1 Pengelolaan Perpustakaan yang ada di lingkungan ITB. Bertempat di Ruang Audio Visual Lantai 4 Gedung T.P. Rahmat, pada hari Senin, 27 Maret 2023 pukul 13.00-15.00 WIB, kegiatan ini menghadirkan 2 (dua) pembicara dari UPT Perpustakaan, yaitu Yoka Adam Nugrahaa, S.Sos  (Kepala Bidang Layanan Pemustaka dan Literasi Ilmiah) dan Siti Sarah Nurbaity, S.Sos (Kepala Bidang Operasional dan Layanan Teknis). Kedua pembicara tersebut masing-masing menyajikan materi dengan  judul “Akses Koleksi E-Resources (E-Journal dan E-Book) ITB Tahun 2023” disampaikan oleh Yoka Adam Nugrahaa, S.Sos  dan “Mekanisme Pengusulan Buku Cetak Perpustakaan Tahun 2023” disampaikan oleh Siti Sarah Nurbaity, S.Sos.

Kegiatan pertemuan dibuka oleh Ena Sukmana, S.Sos (Kepala UPT Perpustakaan ITB). Dalam kesempatan ini Kepala UPT Perpustakaan menyampaikan berbagai hal terkait program pengembangan perpustakaan, baik koleksi maupun layanan.

“Saat ini UPT Perpustakaan memiliki 2 (dua) program. Program pertama yaitu pengembangan koleksi elektronik (e-resources). Terkait hal ini kita sedang mempersiapkan koleksi-koleksi dari database baru hasil survei kebutuhan pemustaka. Oleh karena itu, perlu disampaikan akses e-resources yang ada di UPT Perpustakaan yang kiranya dapat di-explore oleh rekan-rekan pengelola perpustakaan di fakultas/sekolah. Program yang kedua adalah pengadaan koleksi cetak untuk buku tahun 2023,”  Ujar Kepala UPT Perpustakaan di awal sambutannya. “Pada tahun 2023 ini ITB dapat memperpanjang masa keberlangganan berbagai database yang telah dilanggan pada tahun sebelumnya (2022) dan ada penambahan 1 (satu) database, yaitu McGrawHill Access Pharmacy yang menggantikan McGrawHill Acces Science karena database ini sudah dilanggan oleh Perpusnas, dan tahun ini akan ada 2 (dua) database e-book lagi — yang saat ini masih dalam proses persiapan— untuk dilanggan”.

Di bagian lain sambutannya, Kepala UPT Perpustakaan menyampaikan hal terkait ChatGPT, istilah yang saat ini sedang hangat menjadi bahan pembicaraan di masyarakat. Dengan ChatGPT ini pengguna dapat berkomunikasi dengan sistem seperti layaknya berbicara dengan manusia. Tentu saja kemampuan sistem yang seperti ini akan berdampak pada banyak aspek kehidupan, di antaranya pada aspek pendidikan dan pelayanan (perpustakaan). Guna mengantisipasi hal ini  dan untuk mempersiapkan penerapan ChatGPT di bidang layanan perpustakaan, maka UPT Perpustakaan berencana mengundang ahli dari ITB untuk memberikan pembekalan kepada para pengelola perpustakaan di lingkungan ITB. Disampaikan pula bahwa saat ini UPT Perpustakaan sedang bertransformasi dari sistem konvensional ke sistem digital. Ada tiga (3) aspek penting yang menjadi objek dari transformasi itu sendiri, yaitu aspek koleksi, aspek layanan, dan aspek manajemen.

Pada sesi presentasi/pemaparan, presentasi pertama diisi oleh Yoka Adam Nugrahaa, S.Sos., beliau menyampaikan presentasi berjudul Akses Koleksi E-Resources (E-Journal dan E-Book) ITB Tahun 2023. Ada empat (4) hal penting yang disampaikan pada kegiatan pertemuan ini terkait e-resources, yaitu tentang hasil survei kebutuhan e-resources, cara akses, tren pemanfaatan, dan rencana sosialisasi database yang dilanggan pada tahun 2023. Dari hasil survei diperoleh 4 peringkat tertinggi database yang dimanfaatkan oleh sivitas akademika ITB, yaitu Science Direct, Springer, Nature, dan Taylor and Francis, termasuk subjek-subjek yang menjadi fokus penelitan para sivitas akademi ITB saat ini.  E-resources yang dilanggan ITB dapat diakses dengan mengunakan openVPN dan remote access, baik secara mandiri maupun secara otomatis. Kecenderungan saat ini para sivitas akademika mengakses e-resources dengan menggunakan remote acces, sedangkan penggunaan openVPN cenderung mengalami penurunan. Dalam pemaparan ini disampaikan pula data statistik pemanfaatan database jurnal elektronik yang diolah sesuai standar Counter R5 untuk kategori/item request dan item investigation. Pemanfaatan e-resources akan berdampak pada banyaknya jumlah dokumen yang dipublikasikan oleh sivitas akademika ITB. Akses e-resources yang tersedia dapat berfungsi sebagai salah satu referensi utama dalam menyusun dokumen penelitian. Oleh karena itu, pemanfaatan secara maksimal perlu diupayakan agar jumlah publikasi ilmiah yang diterbitkan oleh sivitas akademika semakin meningkat yang akan turut mempengaruhi pemeringkatan ITB di dunia. Untuk mendorong hal tersebut, maka kedepannya UPT Perpustakaan  berencana untuk menyelenggarakan kegiatan sosialisasi database yang dilanggan pada tahun 2023 seperti yang telah dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya untuk database yang dilanggan pada tahun tersebut.

Sesi kedua dari sesi presentasi ini diisi oleh Siti Sarah Nurbaity, S.sos dengan judul materi Mekanisme Pengusulan Buku Cetak Perpustakaan Tahun 2023. Pengajuan usulan buku dilakukan oleh para pengelola perpustakaan di setiap fakultas dan sekolah melalui aplikasi webpac dengan menggunakan akun Ina. Dalam kesempatan itu juga dipaparkan tahap demi tahap proses pengadaan buku mulai dari tahap usulan hingga buku selesai diolah  yang dalam pengelolaannya melibatkan banyak pihak (eksternal dan internal). Kegiatan pertemuan koordinasi diakhiri dengan acara diskusi dan tanya jawab. Hal-hal terkait lisence agreement e-resources, cara akses, anggaran usulan buku, dan program layanan multikampus mengemuka dalam sesi tanya jawab tersebut.