Pertemuan Koordinasi Ke-3: Penerapan Praktis Analisis Business Model Canvas dalam Meningkatkan Peran dan Kualitas Perpustakaan

Bandung, Lib.itb.ac.id. – Business Model Canvas (BMC) adalah alat dalam strategi manajemen yang membantu menerjemahkan konsep, konsumen, infrastruktur, dan keuangan perusahaan ke dalam elemen visual. Tujuannya adalah membantu pemilik bisnis atau entrepreneur memetakan dan mengkomunikasikan aspek kunci dari model bisnis mereka dengan cara yang mudah dipahami. Dengan BMC, pemilik bisnis dapat membangun, menguji, dan mengelola model bisnis yang potensial untuk kesuksesan, meningkatkan fokus dan kejelasan tentang tujuan bisnis mereka. Tema ini diusung pada Kegiatan Pertemuan Koordinasi Ke-3 Para Pustakawan di Lingkungan ITB pada hari Rabu, 23 November 2023, pukul 13.30 – 16.00 WIB bertempat di Ruang Pelatihan Lantai 1 UPT Perpustakaan dengan pemateri Yoka Adam Nugrahaa, S.Sos (Kepala Bidang Layanan Pemustaka dan Literasi Ilmiah, UPT Perpustakaan ITB – Alumni ASEAN Summer School Program yang diselenggarakan Singapore Management University, di Singapura pada bulan Juli 2023). Dalam kegiatan ini, para pustakawan, selain mendengarkan paparan yang disampaikan pemateri juga berkesempatan untuk mempraktikkan dan mempresentasikan tools business model canvas dengan role model perpustakaan masing-masing untuk merencanakan peta jalan pengembangan perpustakaannya.

Kegiatan koordinasi dibuka oleh Ena Sukmana, S.Sos (Kepala UPT Perpustakaan ITB). Dalam sambutannya disampaikan lima (5) pilar pengembangan perpustakaan untuk kedepannya. Kelima pilar tersebut adalah koleksi, layanan, tata kelola, SDM, dan sarana prasarana. Untuk pengembangan koleksi ada tiga pilar pengembangan, yaitu pengembangan dari koleksi cetak ke elektronik, kemudian pengembangan bidang layanan dari layanan konvensional menuju layanan digital/elektronik (layanan menggunakan teknologi). Sebagai contoh adalah Layanan referensi secara online dan adanya mesin peminjaman mandiri untuk mem-backup peminjaman secara manual yang saat ini masih dipraktikkan. Dan yang ketiga adalah pengembangan di bidang manajemen. Salah satu contoh dari pengembangan ini adalah sistem pelaporan yang sudah dirancang pada sistem informasi perpustakaan.  Pilar berikutnya adalah tata kelola yang bertumpu pada pelaksanaan SOP untuk setiap jenis pelayanan yang diberikan. Hal ini untuk menstandarkan setiap layanan yang dilakukan oleh para staf perpustakaan. Selanjutnya adalah sumber daya manusia (SDM). SDM merupakan faktor yang sangat penting dalam pengelolaan perpustakaan. Berkemampuan atau tidaknya SDM akan berdampak pada naik turunnya kualitas dari koleksi dan sarana prasarana yang sudah dipersiapkan. Pilar selanjutnya adalah pengembangan sarana prasarana yang akan bertumpu pada fungsi perpustakaan secara umum. Perpustakaan dirancang menjadi pusat kegiatan mahasiswa, seperti kegiatan belajar, seminar, dan sebagainya sehingga ruang-ruang di perpustakaan dimanfaatkan semaksimal mungkin. Kelima pilar tersebut merupakan peta jalan pengembangan Perpustakaan ITB yang telah diuji dengan alat/tools model business canvas ini.

Agenda utama dalam pertemuan ini adalah pemberian materi oleh Bapak Yoka Adam Nugrahaa, S.Sos tentang Business Model Canvas (BMC) yang merupakan alat dalam strategi manajemen untuk menerjemahkan konsep, konsumen, infrastruktur maupun keuangan dalam bentuk elemen-elemen visual. Sebuah layanan juga membutuhkan strategi, manajemen dan sistem yang memudahkan pihak-pihak di dalamnya untuk bekerja secara efektif sesuai tujuan yang hendak dicapai. Dengan model canvas ini kita petakan jalan pengembangan apa saja yang sudah dilakukan dan rencana apa yang akan dilakukan kedepannya untuk mengembangkan institusi perpustakaan dan menyelaraskannya dengan rencana strategis lembaga induk internal dan lembaga eksternal yang jauh lebih kompleks lagi.

Business Model Canvas tersusun dari sembilan (9) elemen penting. Kesembilan elemen tersebut saling berkaitan satu sama lain. Semua elemen merupakan panduan bagi pemilik bisnis (dalam hal ini perpustakaan) untuk menentukan sistem kerja perpustakaan dan merupakan media untuk mengevaluasi kegiatan layanan perpustakaan apakah sudah berjalan sesuai sistem atau tidak. Sembilan elemen dalam business model canvas ini adalah:

Key Partnership (mitra kunci) adalah pihak-pihak/unit kerja, baik internal maupun eksternal) yang mendukung kegiatan layanan dan manajemen perpustakaan  (misalnya, fakultas/sekolah, DTI, Logistik, penerbit buku, FPPTI, dan sebagainya). Key Activities (aktivitas yang dijalankan) merupakan serangkaian aktivitas/kegiatan utama yang dilakukan oleh perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan user/pemustaka (pengadaan buku, pengolahan bahan pustaka, layanan informasi, pengadaan e-resources, pengembangan sumber daya manusia. Value Proposition (proposisi nilai konsumen), yaitu keunggulan dan manfaat dari layanan/jasa yang diberikan kepada pemustaka atau nilai-nilai yang membedakan antara layanan yang dimiliki dengan layanan yang lainnya (kemudahan dalam mengakses koleksi dengan adanya katalog online, akses internet gratis, peminjaman mandiri) sehingga dengan value proposition yang dimilikinya, perpustakaan tidak ditinggalkan oleh users. Customer Segments (segmentasi konsumen), yaitu pengguna yang akan menjadi target bisnis/layanan (perpustakaan), misalnya sivitas akademika (dosen, mahasiswa, peneliti, alumni dan masyarakat umum). Customer Relationship (hubungan pemustaka/konsumen), yaitu cara/kegiatan untuk melibatkan/mendekatkan perpustakaan kepada para user/pemustaka. Cara berinteraksi paling efektif untuk mendekatkan pemustaka ke Perpustakaan. Key Resources (sumber daya), yaitu sumber daya yang dimiliki perpustakaan, misalnya failitas (gedung, komputer, ruang kerja), sumber daya manusia (staf), dan teknologi (sistem informasi perpustakaan, RFID, dll). Channels (Saluran) adalah media interaksi tempat bertemunya perpustakaan dengan pemustaka untuk menyampaikan kegiatan atau program yang dimiliki perpustakaan, misalnya website, medsos perpustakaan seperti instagram, twitter (X) dan facebook. Cost Structure (struktur biaya) yaitu rincian segala jenis biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan operasional perpustakaan, seperti gaji pegawai, pembelian koleksi, perawatan koleksi, pengembangan SDM, biaya promosi, dsb. Revenue Streams (sumber pendapatan) yaitu sumber pendapatan perpustakaan (baik berbentuk uang atau bentuk lainnya) untuk menjalankan operasional/aktivitasnya yang, jika ada, perlu dikelola dengan sebaik/semaksimal mungkin (RKA, denda, hibah dsb.)

Value Proposition Canvas

Value proposition canvas adalah alat yang dapat membantu kita memahami secara lebih mendalam tentang produk atau jasa, mengetahui kebutuhan konsumen, dan menciptakan nilai sesuai dengan kebutuhan mereka. Value Proposition Canvas meliputi Value Proposition dan Customer Profile.

Value Propositon, elemen-elemennya adalah Product dan services yang menjelaskan produk dan layanan yang ditawarkan dengan tujuan membantu pelanggan menyelesaikan tugas fungsional, sosial, dan emosional (pekerjaan Pelanggan). Gain crreators,  menguraikan cara produk dan layanan dapat memberikan manfaat atau keuntungan kepada pelanggan. Pembuat Keuntungan harus mampu memenuhi keuntungan pada profil pelanggan.  Dan Pain Relievers, mendeskripsikan bagaimana produk atau layanan dapat mengatasi pengalaman negatif atau risiko yang mungkin dialami pelanggan, sehingga pengurang rasa sakit harus mampu mengurangi bahkan menghilangkan rasa sakit pada profil pelanggan.

Customer Profile, elemen-elemennya meliputi Gains, Pins, dan Customer Jobs. Gains menjelaskan anfaat yang diinginkan atau diharapkan oleh konsumen. Pains adalah pengalaman negatif atau risiko yang telah dialami pelanggan saat menyelesaikan tugas atau situasi tertentu. Customer Jobs mencakup tugas fungsional, sosial, dan emosional yang diemban oleh pelanggan, permasalahan yang mereka upayakan untuk diselesaikan, dan kebutuhan yang ingin mereka penuhi.

Peta model bisnis ini sudah dipergunakan oleh banyak perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil (start up) untuk mempertahankan dan mengembangkan perusahaannya agar terhindar dari arus disrupsi yang saat ini melanda berbagai aspek kehidupan. Perpustakaan sebagai institusi nirlaba tentu saja tidak luput dari berbagai perkembangan teknologi yang sangat cepat. Tetapi bagaimana upaya kita sebagai pustakawan agar terhindar dari disrupsi ini sejalan dengan upaya kita untuk mengembangkan institusi tempat bernaung kita dan membentuk eksistensi sebuah profesi yang sulit tergantikan dengan teknologi.