UPT Perpustakaan ITB menerima hibah buku yang sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi. Sebelum mengajukan hibah, calon pemberi hibah diharapkan memperhatikan syarat dan ketentuan berikut.
1. Syarat dan Ketentuan Buku
- Buku yang dihibahkan bukan merupakan buku hasil fotokopi.
- Buku yang dihibahkan diutamakan merupakan buku yang terbit dalam 5 tahun terakhir.
- Buku yang terbit lebih dari 5 tahun terakhir tetap dapat diterima apabila merupakan buku penunjang perkuliahan di ITB atau sesuai dengan subjek yang mendukung kebutuhan akademik di ITB.
- Buku yang akan dihibahkan harus dalam kondisi fisik yang layak untuk menjadi koleksi perpustakaan.
- Seluruh buku yang dihibahkan akan melalui proses seleksi berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi UPT Perpustakaan ITB.
2. Proses Pengajuan Hibah
Untuk hibah dalam jumlah besar, calon pemberi hibah wajib menyampaikan daftar data bibliografis buku terlebih dahulu untuk dilakukan seleksi oleh staf Layanan Pengembangan Koleksi Cetak.
Data bibliografis sekurang-kurangnya mencakup:
- Judul buku
- Pengarang
- Penerbit
- Tahun terbit
- ISBN
Apabila tersedia, dapat dicantumkan pula informasi tambahan berupa:
- Edisi
- Volume
- Jumlah eksemplar
- Kondisi fisik buku
Format data bibliografis buku dapat diunduh di sini.
3. Pengiriman Data Hibah
Daftar data bibliografis buku dapat dikirimkan melalui email:
Untuk memudahkan proses seleksi, calon pemberi hibah dapat menggunakan format daftar data bibliografis yang telah disediakan oleh UPT Perpustakaan ITB.
Setelah data diterima, staf Layanan Pengembangan Koleksi Cetak akan melakukan proses seleksi dan memberikan informasi mengenai buku yang dapat diterima.
4. Pengiriman Buku
Buku yang telah dinyatakan memenuhi kriteria dan lolos seleksi dapat diserahkan kepada UPT Perpustakaan ITB melalui:
- Penyerahan langsung ke UPT Perpustakaan ITB; atau
- Pengiriman melalui jasa ekspedisi.
Calon pemberi hibah diharapkan melakukan pengiriman buku setelah memperoleh informasi hasil seleksi dari UPT Perpustakaan ITB.
5. Proses Setelah Buku Diterima
Buku yang telah diterima oleh UPT Perpustakaan ITB akan diperiksa kembali berdasarkan kesesuaian subjek dengan kebijakan pengembangan koleksi.
- Buku yang sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi akan diproses lebih lanjut untuk menjadi bagian dari koleksi UPT Perpustakaan ITB.
- Buku yang tidak sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi dapat disisihkan untuk bahan pertukaran koleksi atau dihibahkan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Dengan demikian, penerimaan buku hibah tidak secara otomatis menjadikan seluruh buku sebagai bagian dari koleksi UPT Perpustakaan ITB.