Penguatan Tata Kelola Koleksi Digital (Repositori) Melalui Kegiatan Koordinasi Pengelola Perpustakaan Fakultas/Sekolah yang ada di Lingkungan ITB
Bandung.lib.itb.ac.id – UPT Perpustakaan menyelenggarakan kegiatan koordinasi pengelolaan Perpustakaan Digital pada Kamis, 4 Februari 2026, pukul 13.00 s.d 15.30 wib, di Ruang Audio Visual Lantai IV, UPT Perpustakaan yang diikuti oleh pustakawan dari Perpustakaan Pusat serta perpustakaan fakultas dan sekolah di lingkungan ITB. Kegiatan ini bertujuan untuk menyamakan pemahaman, memperkuat koordinasi, serta melakukan penyegaran (refreshing) bagi pustakawan dalam pengelolaan dan layanan perpustakaan digital.
Dalam sambutan pembukaan oleh Kepala Perpustakaan ITB, Ena Sukmana, S.Sos, disampaikan bahwa Perpustakaan Digital merupakan implementasi dari Keputusan Rektor terkait wajib serah terima hasil karya ilmiah. Selain sebagai sarana pengelolaan dan diseminasi karya ilmiah sivitas akademika, Perpustakaan Digital juga memiliki peran strategis dalam pemenuhan persyaratan yudisium mahasiswa, khususnya terkait kewajiban unggah abstrak karya ilmiah sebagai syarat untuk dapat mengikuti wisuda. Oleh karena itu, diperlukan koordinasi yang berkelanjutan antara Perpustakaan Pusat dengan perpustakaan fakultas dan sekolah.
Lebih lanjut disampaikan bahwa tata kelola konten Perpustakaan Digital, termasuk batasan dan hak akses terhadap dokumen karya ilmiah, telah diatur secara jelas dalam Standar Operasional Prosedur (SOP). Kegiatan koordinasi ini diharapkan dapat menjadi media penyegaran bagi pustakawan agar layanan Perpustakaan Digital tetap berjalan selaras dengan kebijakan institusi dan kebutuhan pengguna.
Kegiatan dilanjutkan dengan sesi presentasi yang memaparkan berbagai aspek pengelolaan dan layanan Perpustakaan Digital. Presentasi disampaikan oleh Kooordinator Layanan Repositori, Konten Digital, dan Multimedia, UPT Perpustakaan ITB, Esha Mustika Dewi, S.Sos. Pada sesi ini diperkenalkan pengelola Perpustakaan Digital di Perpustakaan Pusat serta di tingkat fakultas dan sekolah. Disampaikan pula bahwa Perpustakaan Digital merupakan implementasi dari SK Rektor ITB Nomor 74/I1.Bo1/PP/2016 tentang Wajib Serah Simpan Karya Ilmiah.
Materi presentasi mencakup proses unggah abstrak sebagai salah satu syarat wisuda, meliputi ketentuan unggah abstrak dan jenis dokumen yang harus diunggah. Selain itu, dijelaskan mekanisme pengelolaan dokumen karya ilmiah, mulai dari penyesuaian ukuran (size) file PDF, ketentuan penamaan softfile, hingga proses input dokumen ke dalam sistem digilib.
Peserta juga mendapatkan pemaparan mengenai alih media dokumentasi ITB, khususnya untuk dokumen dan buku langka, yang mencakup jenis scanner yang digunakan, ketentuan alih media, serta alur proses digitalisasi. Materi lainnya meliputi cara akses ke digilib, proses pencarian data karya ilmiah, serta tampilan dan ketentuan akses dokumen tugas akhir, tesis, dan disertasi, termasuk kebijakan akses terbatas, akses publik, dan embargo sesuai permintaan penulis atau program studi.
Dalam kesempatan tersebut juga diperkenalkan fitur terbaru digilib berupa Summary atau ringkasan, serta afiliasi digilib dengan berbagai repositori nasional dan internasional, seperti Repositori RAMA milik Kemdiktisaintek, Indonesia OneSearch, dan AUNILO Institutional Repository Discovery Service. Selain itu, dibahas pula prosedur layanan informasi akses karya ilmiah, statistik layanan, serta pengembangan layanan digilib melalui Mobile Apps.
Pada sesi terakhir dari kegiatan sosialisasi ini disampaikan materi tambahan terkait dengan akreditasi perpustakaan, yang disampaikan oleh Kepala Bidang Layanan Pemustaka dan Literasi Ilmiah, UPT Perpustakaan ITB, Yoka Adam Nugrahaa, S.Sos dan pengelolaan secara teknis file-file karya ilmiah (penggunaan watermark/no watermark, pembatasan versi pdf, dan open file pdf with token) oleh staf Bagian Informasi dan Teknologi Perpustakaan, UPT Perpustakaan ITB, Wedya Kristi Setiawan, S.Kom.
Melalui kegiatan koordinasi ini, diharapkan pengelolaan dan layanan Perpustakaan Digital dapat semakin optimal, terintegrasi, dan mampu mendukung kebutuhan akademik sivitas perguruan tinggi secara berkelanjutan.
